テレワークやリモートワークの普及により、社員間のコミュニケーションが注目されています。しかしながら、それがなくても、私たちはコミュニケーションの難しさについて共感することができます。
理解されていない、誤解されている、自分の意見が伝わらない、または対話がうまくいかず親しくなれないといった経験は、皆さんも一度はあるかもしれませんね。
だからこそ、コミュニケーションスキルを磨くことが大切です。そこで、まずは私たちが日々直面する伝達のパターンを見てみましょう：
1. Eメールでの情報伝達
2. 直接（または間接）の一対一の対話
3. 多人数への情報提供
Eメールでは、短くて簡潔なメッセージが最も効果的です。そして、必要な情報を一度に提供し、何度もやりとりする手間を減らすことが望ましいです。
一対一の会話では、相手の理解度を確認しながら情報を提供できるため、相手が理解しているかを質問することが可能です。
多人数への伝達では、全員が理解するのは難しいかもしれません。しかし、それを前提に話を組み立てれば、より効果的な伝達が可能となります。
次に、これらのパターンに対するコミュニケーションの工夫を見てみましょう。これらの方法は、聞き手が理解しやすくすることを目指しています：
- 話の概要を説明し、全体像を共有する
- 前提条件を説明し、不必要な心配や誤解を避ける
- 誰でも理解できるような言葉遣いをする
- ディスカッションを促す
- 事例や実体験を交える
- イラストや写真を利用する
- 話の要点を明示する
- 相手の立場、思考、志向、感情を理解する
これらを試してみて、リスナーの理解度が上がれば、それが成功体験となり、これらのスキルが自然に身につくでしょう。ですから、何かがうまく伝わらなかったと思ったときには、これらの方法の一つでも試してみて、自分の伝達力を改善してみてください。
さらに、伝えることの目的が何かを明確にすることも重要です。あなたが報告をするのか、相談を求めているのか、あるいは意見を求めているのか、このことを最初に明確にすることで、相手の理解度は確実に上がります。
そして、会話をさらに具体的にするためには以下の要素を明確にすると良いでしょう：
話の主題は何か
どのような対応を期待しているか
いつまでに反応が必要か
特に注目や注意を払ってほしい点は何か
これらを明確にすることは一見簡単に思えますが、実際には訓練と慣れが必要です。だからこそ、日々の練習が大切なのです。
このようなコミュニケーションスキルを磨くことは、私たちが互いに理解し合い、仕事の効率を上げ、更には人間関係を深めるための重要なステップです。一緒に努力して、より良いコミュニケーションを目指しましょう。
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