メールの効果的な書き方
どれほどの頻度で、同僚やビジネスパートナーに対してメールを書いていますか？今日ではチャットツールも広く使われ、短いメッセージのやり取りが増えてきていますが、それでもやはり一通のメールの力は侮れません。メールの書き方を改めて見直し、自分の意図を分かりやすく伝える力を磨きましょう。
まず大切なのは、一貫性のあるメッセージを伝えることです。1つのメールで複数の話題を混ぜると、読み手は混乱し、返信するのが難しくなります。したがって、1つのメールには1つの目的を持たせ、それが達成できるように文章を作りましょう。
メールの目的が明確になると、読み手はそれに合わせた行動をとることが可能となります。そのためには、「報告」「連絡」「相談」など、メールの目的を明示的に示すことが有効です。
ーーーーーーーーーーーー
例） メールタイトル： 会議用の実績データについて
メール本文：
神田さん
お疲れ様です。
明日の会議に向けて作成した数字データを送ります。
添付のExcelをご確認いただき、ご意見をいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
この例では、メールの目的となる「会議用の実績データ」を明示し、読み手に具体的な行動を依頼しています。これにより、読み手は具体的な行動を知り、効率的に対応することができます。
メールを作成する際は、「何を読者に伝えたいのか」「読んでもらいたい期間はいつまでか」「具体的な対応を求めているか」などのポイントを把握し、それを明示的に伝えることが大切です。読み手が混乱することなく、効率的に行動できるようなメールを作りましょう。
また、メール作成のスキルを磨く上で、メッセージの構造を整理するテクニックが有効です。
例えば、「PREP法」（結論->理由->主張と具体例->結論）や、「起承転結」の形式を使うと、自分の意図をはっきりと伝えることが可能となります。
しかし、ただこれらの手法を理解するだけでは十分ではありません。日々の訓練と経験が必要です。一貫したメッセージを伝えるために、思いを言葉にする練習を積み重ね、自分の言葉で伝えるスキルを高めていきましょう。
複雑な事項を簡潔にまとめ、わかりやすく伝える力は、ビジネスの現場でのコミュニケーションスキルを大いに向上させます。たとえば、同僚との会話だけでなく、顧客やパートナーへの報告、提案などでもその効果を発揮します。
最終的には、より効果的なメール作成能力は、あなたが他人とコミュニケーションをとる際に、思っていることを的確に伝える力を鍛え、その結果、全体的なヒューマンスキルを高めることにつながるのです。日々のメール作成から始めて、あなたのスキルを向上させてみましょう。