成功へ導くプロジェクト憲章作成：リソース管理からライフサイクル意識まで
企業の中で、稟議書が作成され、その結果プロジェクトが発足するケースは少なくありません。しかし、そのプロジェクトが成果を上げるためには、プロジェクト憲章（プロジェクト・チャーター）の作成が不可欠です。本記事では、その具体的な手法について説明します。
一口にプロジェクト憲章と言っても、その中身はプロジェクトの目的、期間、予算、リスク、成果の定義など多岐にわたります。全体的な目的や目標は明確であっても、個々のゴールやKPIの策定は難しいと感じる方も多いでしょう。しかし、その難しさを克服するためには、大目標から具体的なタスクに落とし込むことが重要となります。
プロジェクトは生物のようにライフサイクルを持っています。そのステージは課題設定、プロジェクト立ち上げ、計画、実行、成果の順に進んでいきます。このライフサイクルを意識し、それぞれのステージに合わせてKPIなどを設計していくことが、成功への道筋を作ります。
さらに、プロジェクトの各ステージには、調査、分析、仮説立案などを含む計画立案が必要となります。その精度が、実行の効率や達成度に直結します。逆に言えば、計画立案の重要性が、プロジェクト成功の鍵となるのです。
プロジェクトが進行するにあたり、実行の進捗状況の確認や評価、フィードバックが必要となります。ただ作業を完了させるだけでなく、過不足や誤解が生じないようにすることが求められます。
ここまでが基本的なプロジェクトのライフサイクルとその中での計画立案の重要性についての説明でした。次に、具体的なリソースや役割分担、タスク割り当てについて説明します。これらもまた、プロジェクト成功のために重要な要素となります。
プロジェクトリソースの詳細と役割の明確化
プロジェクトに必要なリソースは大きく分けて人的リソース、物的リソース、予算という３つに分類されます。
1. 人的リソース：プロジェクトメンバーの能力や経験はどのようなものか、スキルセットはどのように揃っているかを確認します。
2. 物的リソース：設備、機材、ソフトウェア、道具など、プロジェクトに必要な物的なリソースが何かをリストアップします。
3. 予算：プロジェクトに割り当てられた予算の中で、何をどのように調達や利用するかを決定します。
そしてプロジェクトには、プロジェクトマネージャから具体的な業務を担当するメンバーまで、様々な役割が存在します。役割によっては企画、ディレクション、制作、開発、マーケティング、予算・リソース管理など、タスクが割り当てられることになります。この役割とタスクの割り当ては、プロジェクトの成功に大いに影響します。
タスク管理とプロジェクトの進行
タスクの進捗管理には、チーム全員で共有・編集が可能なタスクシートを用いることが一つの有効な手法です。例えば、毎朝5分のミーティングを設定し、その中で「今日は何をするのか」「昨日の予定の作業は終わったのか」「終わっていない作業は何か」などを共有し、全員で状況の把握をすることが可能です。
一方、個々のタスクが他者との連携が多い場合、ガントチャートを用いて作業の流れとつながりを明確にし、進捗管理を行うことも効果的です。
柔軟性の確保と不測の事態への対応
プロジェクトは計画通りに進行することが理想ですが、現実には利害関係者からの意見が入ったり、要求事項が途中で変わることもあります。そういった変動に対応するために、プロジェクトメンバー間や利害関係者との報連相やコミュニケーションが重要となります。また、一定の柔軟性を持つことも求められます。
不測の事態に対応できるようにするためにも、内部要因や外部要因を考慮し、全体の姿勢や指向を一体化させることが重要です。チームとしての力を発揮し、問題解決や計画通りの進行を実現させていきましょう。
実行の成功に向けて
プロジェクトを成功させるためには、現状の把握とマイルストーンとの差を定常的に確認することが重要です。計画がうまく進んでいない場合、原因を追求し、それに対する対策を立てることが求められます。これにより、計画の問題点やチームメイトの課題を把握しやすくなり、改善策を検討しやすくなります。
これらの考え方や手法を駆使し、プロジェクトの成功に向けた戦略を立てることが求められます。そうすることで、プロジェクトの全体像を見つつ、各パートの詳細にも目を向けることができます。それぞれの段階で適切なアプローチを採用することが、成功へとつながるのです。
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