1対1の対話型コミュニケーションは、eメールや複数人向けの情報伝達と比較すると、直接相手の反応を見て話し方を調節できるため、効果的な伝達が可能となります。
ただ、伝達の仕方によっては意図と反する結果を招くこともあります。
一方通行の早口話で情報を押し付けると、相手は理解する余裕を失い、不満を抱く可能性が高くなります。
また、「私が話している途中で、相手に同意を求め相槌を得た」というだけでは、表面的な同意の反応は得られても相手が内容を理解している保証はありません。
有効な方法としては、一方的に話すだけでなく、相手にも話をさせ、会話形式でコミュニケーションをとることです。これにより、相手の理解度が高まり、更に良好なコミュニケーションが実現します。
そのために重要なのが質問の力です。「質問はありますか？」というフレーズを会話の中で頻繁に用いることで、対話を通じた理解を促すことができます。
質問を促すことのメリットは多いです。
例えば、後の段階での説明のやり直しを減らすことができるので効率的であるという点、相手の理解度に合わせて進行速度を変えることができる点、忘れていた情報を思い出して伝達する機会を得られる点などがあります。
情報伝達においても、会話形式を心掛け、話の前提の確認や会話に用意する時間の確認を行うことが重要です。本当に相手に理解してもらいたい情報であれば、何度も繰り返し話すことも大切であり、また、時間が許せば段階的に話を構成し理解を深めてもらうことも可能となります。
新しいプロジェクトやお客様からの注文対応など、状況によっては、必要な情報をチャットで手短に連絡してしまうことがあるかもしれません。しかし、情報の受け手は全ての前提を把握しているわけではないので、端的な情報だけからは誤解を招いたり、不満を生じさせてしまう可能性があります。そのため、時間が限られている状況でも、しっかりと質問を受け付けて、相手が理解することを確認しながら、会話形式で情報を伝達することが大切です。
以上の観点を持つことは、社員教育において重要な要素であり、特にヒューマンスキルの向上に大きく寄与します。情報の伝達は、単に自分の知識を共有するだけでなく、相手が理解し、それを活用できるようにするプロセスであり、その過程でコミュニケーションスキルや問題解決能力など、多くのヒューマンスキルが養われます。
そして、これらのスキルは、職場でのチームワーク向上や業績向上、さらにはキャリアアップにも直結します。
これらを踏まえた上で、本記事を活用して、社員一人ひとりが質問の力を理解し、対話型のコミュニケーションを通じて情報伝達のスキルを磨くことをお勧めします。