毎日の仕事では、社内外の方々に対してEメールを書くことが多くあると思います。さらに、最近ではチャットツールの使用も増え、短いメッセージのやりとりも一般的になっています。ここで、わかりやすい文章を書くための基本について考えてみましょう。
1. メールの目的を明確に
文章で伝えたいことが全体として一貫していることが大切です。一つのメールには、一つの目的についてのみ記述しましょう。文章が完成したら、受信者がこれを読んだらどうなって欲しいのか、何をして欲しいのかを考え、メールがその目的に合致しているか確認しましょう。
メールの目的は大きく分けて以下の3つになります。
- 報告
- 連絡
- 相談
2. 明確な指示をする
メールを受け取った人が何をすべきかすぐにわかるように、指示や要望を明確にしましょう。以下は例です。
----例-------------------------------------------------------------------------------------------
件名: 実績数字について
神田さん
お疲れ様です。
以下に明日の会議で提出したい数字データを添付しました。Excelファイルをご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
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このメールを受け取った神田さんは何をすべきか明確ではありません。
加筆修正してみます。
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件名: 実績数字についての確認
神田さん
お疲れ様です。
以下に明日の会議で提出したい数字データを添付しました。Excelファイルを明日の会議までに確認していただき、特に注目すべき箇所についてフィードバックをいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
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3. 文章の構成方法
わかりやすい文章を書くためには、文章の構成も重要です。
例えば、PREP法（結論->理由->主張と具体例->結論）や、国語の授業で習った起承転結の形式が役立ちます。しかし、これらの構成法を理解しただけでは十分ではなく、これらを活用して文章を書く練習を重ねることが大切です。
例えば、PREP法を使用した場合のメール例は次のようになります。
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件名: 明日の会議に向けた実績数字の確認依頼
神田さん
お疲れ様です。
明日の会議で提出する数字データを確認いただきたいと思います。（結論）
これは、私たちのプロジェクトの現状を正確に把握し、適切な決定を下すために必要です。（理由）
添付のExcelファイルには、特に注目すべき部分をハイライトしています。（主張と具体例）
よって、明日の会議までにこのデータを確認し、特に注目すべき箇所についてフィードバックをいただけますと幸いです。（結論）
よろしくお願いいたします。
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このメールは、結論から始まり、理由と主張（そして具体例）、そして再度結論に戻るというPREP法に従っています。
以上のように、わかりやすいEメールの書き方を心掛けることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。これらのテクニックを日々の業務に活かしてみてください。