教育資産化は、どの業務から始めるべきか。最初の対象を選ぶ5つの判断基準
- Adop-Context
- 4 分前
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社内には、教育へ活かしたい知識が数多くあります。
新人教育、OJT、顧客対応、設備の操作、障害対応、営業提案など、候補を挙げ始めるときりがありません。そのため、「教育資産化に取り組みたいが、どの業務から始めればよいか決められない」ということがあります。
最初から、会社にある知識をすべて整理する必要はありません。まずは一つの業務を選び、小さく教材化して、使った人の反応を確かめるほうが進めやすくなります。
ただし、目立つ業務や重要そうな業務を選べばよいとは限りません。影響が大きすぎる業務は、関係者が多く、最初の取り組みとしては範囲が広くなることがあります。反対に、簡単に作れそうでも、使う人が少なければ効果を確かめにくくなります。
この記事では、教育資産化の最初の対象を選ぶための5つの判断基準を紹介します。
最初の対象は、「重要度」だけで決めない
教育資産化とは、社内資料や現場のノウハウを、社員が理解し、判断や行動に活かせる状態へ変えることです。
そのため、最初の対象を選ぶときは、「この業務は重要か」だけでなく、次の二つも考えます。
教材にすることで、現場の困りごとが減るか
小さく作り、実際に使って確かめられるか
例えば、全社の経営判断は重要ですが、初回の教材化には範囲が広すぎるかもしれません。一方、新しく配属された人が毎週行う問い合わせの一次対応であれば、対象となる場面を絞りやすく、教材を使った後の変化も確認できます。
最初の一件では、最も重要な業務よりも、「困りごとが見えていて、小さく試せる業務」を探すことが大切です。
判断基準1 その業務が止まると、誰に影響するか
最初に、その業務で判断が遅れたり、間違いが起きたりしたときの影響を考えます。
顧客への回答が遅れる、製品の品質が安定しない、先輩への質問が集中する、新人が一人で対応できるまで時間がかかるなど、影響の現れ方はさまざまです。
ここで見るのは、金額の大きさだけではありません。現場の負担、安全、品質、顧客からの信頼、人材の定着も含めて考えます。
「この業務を学びやすくすると、誰のどの負担が減るのか」を具体的に言える業務は、教育資産化の効果を社内へ説明しやすくなります。
判断基準2 特定の人に質問や判断が集まっていないか
次に、担当者による違いを確認します。
同じ問い合わせでも、担当者によって確認する内容が違う。設備の小さな変化に気付ける人が限られている。マニュアルはあるものの、結局いつも同じ先輩へ質問している。このような業務には、まだ言葉になっていない判断のポイントが含まれています。
質問が集まる人には、経験のなかで身に付けた見方があります。「何を確認したのか」「どこで対応を変えたのか」「なぜ上司へ相談したのか」を整理すると、手順だけでは伝わりにくい知識が見えてきます。
担当者による差が大きく、教える人の負担も増えている業務は、有力な候補です。
判断基準3 繰り返し起こり、学ぶ人がいるか
教材を作っても、使う場面がほとんどなければ、効果を確かめるまでに時間がかかります。
毎週寄せられる問い合わせ、配属のたびに行う説明、月ごとの確認作業、よくある設定変更など、繰り返し起こる業務は、作った教材を試しやすい対象です。
ただし、発生回数だけで判断する必要はありません。頻度が低くても、安全や品質への影響が大きく、事前に学ぶ必要がある業務もあります。その場合は、実際の発生を待つのではなく、シナリオ教材を使って判断を練習できます。
「誰が、いつ、どの場面で使うのか」が見えているかを確認しましょう。
判断基準4 教材のもとになる情報を集められるか
教育資産化では、完成したマニュアルだけが材料になるわけではありません。
問い合わせ履歴、作業記録、障害報告、会議メモ、録画、過去の研修資料などにも、教材のもとになる情報があります。さらに、経験者へ短いインタビューを行うと、記録には残っていない判断の理由を補えます。
候補となる業務について、次の情報を集められるか考えます。
実際に起きた場面や事例
判断するときに見ている情報
望ましい行動と、その理由
迷ったときの相談先や停止基準
資料が少なくても、経験者が協力できれば進められます。反対に、記録が多くても、内容を確認できる人がいなければ、現場に合う教材か判断しにくくなります。
情報と人の両方に近づける業務を選ぶと、最初の教材を作りやすくなります。
判断基準5 小さく試し、変化を確かめられるか
最後に、対象を小さく区切れるかを確認します。
例えば、「顧客対応をすべて教材化する」では範囲が広すぎます。「新任者が迷いやすい、契約内容に関する三つの問い合わせ」に絞れば、必要な事例や判断基準を集めやすくなります。
試した後に、変化を確かめられることも大切です。正答率だけでなく、先輩への質問が減ったか、確認すべき情報を言えるようになったか、対応後の手戻りが減ったかなどを見ます。
短い期間で作り、使った人から感想を集め、直せる大きさにすることが、次の展開につながります。
5つの基準で候補を比べてみる
候補が複数ある場合は、5つの基準を1点から3点で評価すると、話し合いやすくなります。
判断基準 | 1点 | 2点 | 3点 |
業務への影響 | 影響が小さい | 一部に影響する | 顧客・品質・安全などへの影響が大きい |
属人化の程度 | 複数人が対応できる | 一部の判断が人に依存する | 特定の人へ質問や判断が集中している |
学ぶ機会 | 使う場面が少ない | 定期的に使う | 繰り返し使い、対象者も明確である |
情報の集めやすさ | 資料も協力者も少ない | どちらかを確保できる | 記録と経験者の両方から集められる |
試しやすさ | 範囲を絞りにくい | 一部なら試せる | 小さく作り、変化を確認できる |
合計点が高い業務は候補になります。ただし、点数だけで自動的に決めるものではありません。安全上の確認、機密情報の扱い、現場の忙しさなども踏まえ、関係者と相談します。
大切なのは、感覚だけで候補を決めるのではなく、選んだ理由を共有できるようにすることです。
最初の一件にしにくい業務もある
次のような業務は、教育資産化できないわけではありませんが、最初の対象としては準備が増えやすくなります。
複数の部門をまたぎ、対象範囲を決めにくい
ルールや担当が変わっている途中である
一つ一つの事例が大きく異なり、共通点を見つけにくい
内容を確認する責任者が決まっていない
個人情報や機密情報を多く含む
こうした業務へ取り組む場合は、対象となる場面をさらに小さくする、確認者を先に決める、情報を匿名化するなどの準備が必要です。
まずは一つの場面から始める
最初の教材は、完成された大規模な仕組みでなくても構いません。
一つの問い合わせ、一つの異常、一つの引き継ぎ場面を選びます。その場面で、学ぶ人が何を見て、どう判断し、どの行動を選べばよいかを整理します。実際に使ってもらい、分かりにくかったところを直します。
この小さな往復によって、自社ではどのような知識を残すべきか、誰が確認すべきか、どの形なら使われるかが見えてきます。
教育資産化は、資料を増やす取り組みではありません。現場の知識を、次の人が使える形に変え、学んだ結果を仕事へ戻していく取り組みです。
最初の対象を丁寧に選ぶことが、その後の広がりを支えます。
自社の現在地を3分で確認する
どの業務から始めるか迷っている方は、まず現在の教育や知識共有の状態を整理してみてください。無料の「教育資産化診断」では、いくつかの質問に答えることで、自社の現在地と次に考えたいテーマを確認できます。
教育資産化の考え方を詳しく見る
社内資料や現場のノウハウを、判断や行動に活かせる教育資産へ変える考え方を紹介しています。
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